Sykmeldinger digitaliseres: Alt på Altinn

Det er den sykmeldte arbeidstaker som fra 15. januar 2018 bestemmer om sykmeldingen (del C) skal leveres arbeidsgiver digitalt eller på papir. Når arbeidstaker har valgt digital sykmelding får arbeidstaker en melding (SMS eller e-post) fra NAV om at sykmeldingen er tilgjengelig på NAV med en lenke direkte til "Ditt sykefravær".

Hva må arbeidstaker gjøre?

Arbeidstaker kan inne på "Ditt sykefravær" velge om sykmeldingen skal skrives ut og leveres arbeidsgiver på papir, eller om arbeidsgiver skal gis en elektronisk tilgang via Altinn.  Arbeidstaker har samme aktivitetsplikt som tidligere med hensyn til å sikre at arbeidsgiver får sykmeldingen; digitalisering gjør ingen forskjell.

Vi anbefaler bedriften å innføre en rutine der arbeidstaker skal melde fra til arbeidsgiver om at sykmeldingen leveres digitalt. Dette bør skje samtidig som arbeidstaker melder fra på telefon til leder om at vedkommende er syk.

Hvordan går arbeidsgiver frem?

Første gang det kommer en sykmelding via Altinn til arbeidsgiver får arbeidsgiver en SMS og/eller e-post fra Altinn om at sykmeldingen ligger i bedriftens meldingsboks. Den som har tilgang for arbeidsgiver i Altinn henter ut meldingen, samtidig som nærmeste leder for arbeidstaker oppgis i Altinn.

Det er leder som bestemmer hvem i bedriften som skal ha rettigheten til å ta imot sykmeldinger og søknader, samt svare NAV på hvem som er nærmeste leder.

Det er tre behandlingsrettigheter som det skal gis tilgang til:

• Sykmeldingen som arbeidstaker sender fra NAV
• Hvem som er nærmeste leder for den sykmeldte
• Digital søknad om sykepenger

Det er ikke sikkert at personalansvarlig behøver behandlingsrettigheter, mens den som har ansvar for lønn samt HR-medarbeider vanligvis vil være naturlige å delegere rettigheter. Leder som er meldt inn finner all nødvendig informasjon på www.nav.no/dinesykmeldte

Ta deg tid!

Det er viktig at arbeidsgiver tar seg tid til å fylle inn de spørsmål som stilles i Altinn. Det skal blant annet også besvares om arbeidsgiver forskutterer sykepenger eller ikke.

Neste gang det kommer en sykmelding, vil den lederen som er oppgitt første gang få en e-post fra NAV om at det er tilgjengelig en sykmelding i Altinn, med lenke til meldingen.

Den eller de hos arbeidsgiver som er gitt tilgang av leder til behandling av sykmeldinger i Altinn, bruker sin "private" innlogging (BankID) for å identifisere seg for behandling av sykmeldingen.

Del D - Søknad om sykepenger

Også del D av sykmeldingen, som omhandler søknad om sykepenger, er digitalisert fra 15. januar.  Vær oppmerksom på at inntektsoppgaven fra bedriften til NAV foreløpig ikke er digitalisert og derfor fortsatt må sendes inn per manuell post.

NAV hjelper deg

NAV har laget mange demoer som viser trinn for trinn hva som må gjøres. Se veiledningsfilmene på www.nav.no/no/Bedrift/

 

Noen spørsmål og svar

Spørsmål:
Hvordan kan NAV vite om arbeidstaker har benyttet egenmelding forut for sykmeldingen?

Svar:
Når sykmeldingsperioden er over må arbeidstaker besvare en del spørsmål fra NAV, blant annet om det har vært benyttet egenmelding i forkant av sykmeldingen og i tilfelle hvor mange dager.

 

Spørsmål:
I vår bedrift har vi flere underenheter (avdelinger). Når jeg går inn på meldingsboken for bedriftens juridiske organisasjonsnummer finner jeg ikke den digitale sykmeldingen som arbeidstaker har sendt inn. Hvorfor ikke?

Svar:
I Altinn må du gå inn på den relevante underenheten; det vil si meldingsboksen til det bedriftsnummer arbeidstaker er registret i. Dersom dette ikke er bedriftens juridiske organisasjonsnummer, ligger det heller ikke meldinger her.

 

Spørsmål:
Må leder med personalansvar også tildeles rettigheter til å behandle sykmeldingene?

Svar:
Nei, det er ikke nødvendig, og ofte heller ikke ønskelig. Leder med personalansvar registreres som det i Altinn og vil dermed få tilgang til all informasjon om sykmeldingen i www.nav.no/dinesykmeldinger

Det vil ofte være lønnsansvarlig og en HR-funksjon som gis rettigheter til å behandle sykmeldinger.

 

Spørsmål:
Hvor mange ledere med personalansvar kan meldes inn per ansatt?

Svar:
Av hensyn til personvernet kan kun én leder meldes inn i Altinn som personalansvarlig. Det er denne rollen som gis tilgang til arbeidstakers sykmeldinger hos NAV.

 

Spørsmål:
Arbeidstaker får en ny leder med personalansvar. Hvordan sikre at dette oppdateres i Altinn?

Svar:
Arbeidstaker får spørsmål om å bekrefte leders navn i forbindelse med registrering av sykmeldingen digitalt. Dersom dette ikke bekreftes slettes navnet fra NAV og arbeidsgiver får en henvendelse om å registrere ny leder.

Når personalansvar endres anbefales bedriften å skaffe seg oversikt over hvem som er sykmeldt under dennes personalansvar. For disse sykmeldte arbeidstakerne anbefales bedriften å sende inn skjema på nytt med oppdatert navn på personalansvarlig.

 

Spørsmål:
Hvor lenge ligger sykmeldingen tilgjengelig hos NAV?

Svar:
3 måneder etter avsluttet sykefravær forsvinner sykmeldingen fra nav.no/dinesykmeldte. Deretter er sykmeldingshistorikken tilgjengelig i Altinn for HR/lønn. Det er foreløpig ikke avklart hvor mange år informasjonen vil være tilgjengelig i Altinn.

 

Spørsmål:
Hva om en leder ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer?

Svar:
Det er et ubetinget krav om norsk fødselsnummer eller D-nummer for å få tilgang. Hvis dette ikke er tilgjengelig, må en annen ressurs, f. eks. HR-person, registreres som stedfortreder.

 

 

 

Digitaliseringen fortsetter

Hvert år utstedes det 3,5 millioner sykmeldinger fordelt på nesten 1 million sykmeldte. Utgiftene til sykepenger er på 40 milliarder. Grunnen til at NAV digitaliserer er for å forenkle arbeidsgivernes håndtering av sykmeldinger og for å støtte opp under oppfølgingen av den sykmeldte. Gjennom en smidig utviklingsmetodikk involveres både arbeidsgiverne og sykmeldte i utviklingen slik at man vet at løsningen treffer behovet. Arbeidet fortsetter i samarbeid med brukerne.

NAV vant digitaliseringsprisen i 2017 for digitaliseringen av sykefraværsoppfølgingen.